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如流新版发布背后,是AI办公应有的打开方式

本文作者:杨丽 2020-07-13 19:04
导语:实测如流办公,我所经历的超酷体验

想必大家都有过这样的感受:用微信来回传输文件限制在100M以内,过期还有可能被清理;在线协同编辑文档,沟通与编辑无法同步;用视频会议开会,入会者一旦会议繁忙,可能还会错过会议时间。

团队沟通、文档传递、视频会议、协同编辑文档……等等这些工作,有时甚至无法在同一个平台上同时完成,不安全且低效。这是当下写字楼里,机关单位,甚至教室、工地、医院里等需要大量沟通、协同的工作者的普遍困惑。

2020年疫情的到来,多数企业尽量选择无接触式办公,彻底暴露出以往企业办公协同方式的低效率,尽管现有的即时通讯工具满足了基本的企业沟通需求,但面对流程更为复杂、快速变化、信息容量大的业务时,企业办公方式亟需突破。

让我们重新认识何为高效企业办公。无论是只有十几个成员的小团队,还是大型企业组织,或许都能在百度如流的平台上找到行云流水般的AI办公体验。

如流新版发布背后,是AI办公应有的打开方式

实测:如流办公,体验如何?

在如流的左侧导航入口下,聚合了会话、工作流(项目、任务、日程、应用)、文档、会议、通讯录等五个标签,其中工作流支持项目管理、任务管理两大工作台。逻辑上,如流将文档、会议等二级标签导航在左侧展示,将文档管理与视频会议的入口进行突出,降低了用户的使用成本。

  • 体验一:快速入会,不怕找不到入口,会议结束,不会一头雾水

疫情并未完全结束的当下,多数企业组织内、组织外的交流,仍是以视频会议的方式替代传统面对面、人员密集型的交流方式。

这就导致每次开会时,参会者总是手忙脚乱,找不到会议入口,而一旦会议时间过长,无法保证整场会议的高效性。

如流重点对这一问题进行了优化。除了直接将会议标签提升至一级导航栏,降低用户的使用成本外,用户还可以通过如流直接发起、加入会议,不需新建或重复组建群组,大大降低了会议发起及参与成本。

而在组织会议方式上,如流基本做到了会议管理的全流程。例如,会前的时间安排与主题准备,会中的会议接入及视频流程、文件分享,以及会后的文档上传与会议纪要,提供历史会议列表及详情、文档上传和纪要填写。

如流新版发布背后,是AI办公应有的打开方式

此外,如今还有不少用户习惯通过传统模式进行项目管理,无法做到与会议并行。如果想要在会议中实现创建和分配项目,传统模式下则很困难。

针对这种强协作的项目管理模式,如流设计了一套项目与会议深度融合的模式,用户在会议纪要中就可以创建、分配项目任务,在完成项目的同时建立高效会议的闭环。

  • 体验二:无论你是组织者还是参会者,都将享有多端会议一致性体验

视频会议仍是疫情以来多数企业组织使用频率颇高的一项功能。除了在功能界面上有所升级外,如流还对视频会议本身的音视频体验上做了优化。

首先是输入会议ID功能,客户端可通过输入会议ID,加入目标会议中。用户只需输入会议ID即可快速入会,避免没受邀请临时通知的尴尬。

然后是匿名入会功能,用户无需注册登录,初始页面输入会议ID后可快速加入视频会议。

此外,如流还对Web端进行优化,保证其与客户端实现视频画面的互通呈现,成员列表能准确双向同步。

如流新版发布背后,是AI办公应有的打开方式

大家知道,如流曾凭借支撑520方堪称业内最大规模视频会议的能力惊艳四座,这一次,如流还对视频会议的布局进行了体验上的优化。当用户打开视频界面,映入眼帘的不再是个四方格,还可以通过小窗口滑动随时查看全局画面,使整场会议更具互动性,减少与会者的疲劳感。为此,优化之后的视频界面,右侧边栏以成员列表与小窗口融合显示,小窗口布局优化为16:9,工具栏也可以根据用户使用习惯进行调整。

  • 体验三:以卡片式看板呈现工作流全程,灵活协调项目、任务

众所周知,项目管理在一个项目周期中扮演着相当重要的角色。一个好的项目管理,足以影响项目是否能按既定的时间、规划的成本、质量等目标顺利地完成。总体上,项目功能的文档化,体现的就是对项目团队的整体把控。

如流在工作流上的最大创新,莫过于以卡片式的看板呈现项目与任务的各阶段,包括项目的背景、目标,任务的描述、背景、时间、执行成员、周期、优先级。例如,项目由各阶段内项目成员的不同任务组成;项目可以拆分成具体可执行的任务,也可以建立独立于项目的任务。任务的执行过程和结果都会在任务中记录和沉淀,明确每个人的个人职责。

如流新版发布背后,是AI办公应有的打开方式

重要的一点是,该功能在帮助团队创建、管理、记录项目进展全过程的同时,还可以积累全部的文档资产。

  • 体验四:所有上传下达、平行沟通及传输的文档,全部记录在案

正如上面总结的,在日常工作中,不同主题的协同方式,会产生不同的文档,项目文档、会议文档、消息文档。从文档格式上讲,还有word、excel、PPT、文件夹等等。

这些碎片的文档,在存储、编辑、分享过程中,明显存在分散、杂乱的问题。

如流新版发布背后,是AI办公应有的打开方式

在如流的在线文档功能可以直接新建文档、表格、幻灯片,支持多人同时编辑,彻底解决工作群里文档反复上传、下载、修改、再上传的尴尬,用户看到的永远都是最新版。新增的“文档”入口,用户在项目、会议、消息中产生的各类文件将在此处对应显示,方便资料的分类及管理。

如流新版发布背后,是AI办公应有的打开方式

如流目前可以满足将所有上传下达、平行沟通及传输的文件,全部记录在案。这些功能为后续企业知识沉淀、内容创作、协同共享的数字化资产升级奠定了基础。

AI办公新的打开方式

正如百度CTO王海峰谈到,基于百度“AI中台”和“知识中台”,如流将主打企业内部的通讯流、工作流和知识流,构建AI时代办公流水线。正是在这样的思想指引下,如流正迅速进行着迭代。

整体来看,此次如流的升级版本对企业办公的部分场景能够带来比较显著的提升效果,如视频会议,项目管理,文档等。而如何为企业提供知识和信息的全流程管理,在企业中高效流动,是更有价值并值得期待的。从这个层面来讲,如流此次版本更新首先加强了在沟通、视频会议、项目管理上与知识型文档的融合。

理想状态下,这部分沉淀的知识(尽管可能是一小部分知识),可以运用起来投入到产品研发、销售、运营这种场景中,比如实现企业品牌传播或商业目标等,赋予企业创新生产力。

如流本身有具备百度自身在AI能力上的深厚积累。例如,AI通话主动降噪、自动翻译多国语言、智能推荐会议时间,在此前的版本中尤为突出。

接下来,借助于AI的知识提取、智能检索、自动生成摘要、内容创作,或许可以在未来提升企业对对知识管理的易用性。

可以说,如流是目前市场中唯一有实力、并且看到了这一市场机会的AI办公平台。据了解,如流还会通过赋能的方式,将平台上的能力通过与企业内部与员工、客户相关的考勤薪酬系统、CRM系统进行集成,串联起企业现有的信息化模块和数据。

如流新版发布背后,是AI办公应有的打开方式

百度如流此次品牌升级后的首次新版本发布,多项新功能到来,从重沟通的IM即时沟通、音视频会议、项目管理,到重内容的存储、文档协同,为AI办公下一步知识搜索、个性化推荐、企业论坛等知识管理的方向带来想象空间。

这也是未来AI办公平台应有的打开方式,百度如流的入局将为之带来更多可能。

(雷锋网(公众号:雷锋网)

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